Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Urheilutoimittajain Liiton jäsenille, potentiaalisille jäsenille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12 ja 13 artikla)

1. TIIVISTELMÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ:

Henkilötietojen käsittelijä

Urheilutoimittajain Liitto ry
Y-tunnus: 1006247-5
Mannerheimintie 57-59 (sisäpiha)
00250 Helsinki
puh. 050 44 84 845

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Pääsihteeri Nina Jakonen
sähköposti: toimisto@urheilutoimittajat.fi
Mannerheimintie 57-59 (sisäpiha)
00250 Helsinki
puh. 050 44 84 845.fi

Kenen tietoja käsittelemme?

* jäsenet
* potentiaaliset jäsenet
* palveluntoimittajat
* sidosryhmät
* henkilökunta
* työnhakijat ja vapaaehtoiset

Mistä saamme tiedot?

* jäsenen tiedot saamme pääosin jäseneltä itseltään
* potentiaalinen jäsen on tuleva (jäsenhakemuksen tehnyt) tai entinen jäsenemme, joten olemme saanut tiedot tältä itseltään
* palveluntoimittajan tiedot saamme tältä itseltään
* sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä
* henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
* rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

* käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa
* jäsenten kohdalla tämä tarkoittaa jäsenyyden voimassaoloaikaa ja sen päättymisen jälkeen jäsenmaksutietojen osalta 1 vuoden jaksoa
* jäsenhakemuksen tehneen tiedot poistamme 3 kuukauden sisällä hakemuksen tekemisestä, jos hakemus ei johda jäseneksi hyväksymiseen
* palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä
* sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä
* henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta
* rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.2.2018, tositteita on säilytettävä 31.10.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Huom! Kaikki Urheilutoimittajain Liiton itse tuottama, liiton toimintaan liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.

Näitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esimerkiksi:

* nimi
* osoite
* puhelinnumero
* sähköpostiosoite
* syntymäaika
* tiedotusväline, jossa työskentelet
* tehtävä tiedotusvälineessä
* aikaisempi toiminta alalla

Tarkemman kuvan jäsentietojen käsittelystä saat selosteen Jäsenrekisteri-kohdasta.

Oikeutesi

Tarkastusoikeus
Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.

Oikaisemisoikeus
Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto
Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Poisto-oikeus
Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Rajoittamisoikeus
Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa. Jäsenten tulee tehdä oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköpostitse pääsihteerille osoitteeseen toimisto@urheilutoimittajat.fi. Pyynnössä tulee yksilöidä mihin ja milloin syntyneeseen materiaaliin se kohdistuu.

Miksi käsittelemme tietojasi ja millä perusteella?

Urheilutoimittajain Liitto käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa liiton toiminta jäsentensä edunvalvojana. Urheilutoimittajain Liiton yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa jäseniin markkinointia, jos jäsen on tähän suostunut.

Muista kuin jäsenistä keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

* jäsenyyssuhteen hoitaminen ja jäsenten edunvalvonta = sopimus, oikeutettu etu
* jäsenyyssuhteen aloittaminen = suostumus
* asiakassuhteen hoitaminen = sopimus, oikeutettu etu
* markkinointi = oikeutettu etu
* sidosryhmätoiminta = sopimus, oikeutettu etu

Kuka muu käsittelee tietojasi?

Urheilutoimittajain Liitto käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm.:

* Microsoft (esim. sähköposti)
* Membook (jäsenrekisteri)
* CardPlus (jäsenkortit)
* AIPS (AIPS-kortit)
* Datalatu (it-palvelut)
* Bilanssi (taloushallinto)
* lisäksi jäsentietoja käsittelevät Urheilutoimittajain Liiton paikalliskerhot

Jäseniä koskevista tietojen luovutuksista saat tarkemman kuvan selosteen jäsenrekisteriä koskevassa kohdassa.

Toimittajamme käsittelevät tietojasi pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n alueella. Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

Kuinka suojaamme tietosi?

* suojaamme internetyhteyden (https)
* käytämme henkilötietoja käsittelevään viestintään salattua sähköpostia
* käytämme palomuuria
* salaamme tietoja (kryptaus)
* rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
* paperiarkistoja säilytetään lukituissa tiloissa
* kaikilla työntekijöillä ja luottamushenkilöillä on salassapitovelvoite työhön tai luottamustehtävään liittyen saamistaan tiedoista
* työntekijöitä ja luottamushenkilöitä ohjeistetaan säännöllisesti salassapidon tärkeydestä ja siihen liittyvistä käytännöistä
* liiton salassapito-ohjeistuksen mukaan jäseniin liittyvistä asioista ei puhuta muille kuin niille, joiden on välttämätöntä saada tieto jäsenen palvelemiseksi

Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.

Ota yhteyttä

Voit esittää tätä selostetta koskevia kysymyksiä tai kysyä tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@urheilutoimittajat.fi.


2. YKSITYISKOHTAINEN KUVAUS JÄSENTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri Urheilutoimittajain Liitto ry, henkilötietojen käsittelijä Membook ja sen alihankkijat.

Käsittelyperuste

Jäsenten henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Liitto ylläpitää keskitetysti yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistään. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa ja liiton toiminnassa sekä jäsenetujen hoitamisessa. Liittoon sisältyviä yhteisöjä ovat paikalliskerhot.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään muun muassa:

* jäseneen liittyviä tietoja, kuten henkilö- ja yhteystiedot, sähköpostiosoite, syntymäaika
* jäsenyyteen liittyvät perustiedot kuten tiedotusvälineen nimi ja tehtävä tiedotusvälineessä sekä liittymispäivä liittoon
* jäsenstatus (A, B, vapaajäsen, kunniajäsen, kunniapuheenjohtaja)
* paikalliskerhon nimi
* jäsenmaksuun liittyvät tiedot
* liiton luottamus- ja järjestötehtävät ja niihin liittyvä toimikausi
* muut jäsenyyteen liittyvät asiat kuten markkinointilupa, jäsenlehden ja uutiskirjeen lähetys
* koulutus

Täydellisen kuvan tietosisällöstä jäseneksi haluava saa jäsenlomakkeesta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Henkilötietoja voidaan tallentaa ja päivittää myös osoite- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Säännönmukaisia luovutuksia tai siirtoja tehdään jäsenetujen osalta ja ainoastaan niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Tietojen luovuttaminen tarkoittaa sitä, että vastaanottaja voi käyttää tietoja esimerkiksi omassa markkinoinnissaan. Tietoja siirrettäessä vastaanottaja saa käyttää tietoja vain liiton sääntöjen mukaan. Tietoja siirretään tai luovutetaan vain tarvittavassa laajuudessa, eli esimerkiksi lehden painavalle taholle ainoastaan jäsenen nimi ja osoite.

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Kalevalle ja If Vahinkovakuutukselle luovutetaan erillisen suostumuksen antaneiden jäsenten henkilötiedot, jotta vakuutusyhtiöt voivat tarjota näille jäsenille vakuutuksia jäsenetuehdoilla.

Jäsenkorttia (pressikortti ja AIPS-kortti) varten tiedot siirretään korttipainoille.

Jäsenlehden (Fair Play) postitusta varten tiedot siirretään lehden painavalle yritykselle.

Erilaisten kyselyjen (esim. liiton jäsenkysely) toteuttamiseksi jäsentietoja voidaan siirtää Urheilutoimittajain Liiton lukuun toimiville tutkijoille.

Liiton jäsenkirjettä ja tiedotteita varten jäsenten sähköpostiosoitteet siirretään sähköpostituspalvelulle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistossa, jonne on pääsy vain henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuilla työntekijöillä.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

Digitaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään erillisissä tietokannoissa, jotka on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.

Tietoja saavat käyttää käyttöoikeusrajoituksin vain ne Urheilutoimittajain Liiton palveluksessa olevat henkilöt sekä liiton paikalliskerhojen jäsentietoja hoitavat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä tehtävien hoitamiseen.

Rekisteriin merkityt tiedot ovat salassa pidettäviä.

Lähde: Suomen Journalistiliiton tietosuojaseloste.


   
Urheilutoimittajain Liitto
«  Elokuu   »
Ma Ti Ke To Pe La Su
 
 
 Tapahtuma
 
 Koulutus
 
 Kokous
 
 Ilmoittautuminen
 
 Hakuaika
 
 Fair Play -lehti
Kategoriat